Informativa sul trattamento dei dati personali nell’ambito della gestione delle segnalazioni di presunte condotte illecite ex D. Lgs. 24/2023, cd. “WHISTLEBLOWING”

 

Ai sensi del Regolamento 2016/679/UE (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – di seguito GDPR), la società  F.lli Menabò srl (P. IVA 00176860351), in persona del legale rappresentante p.t., con sede legale in Via 8 Marzo, n. 3, Cavriago (RE) – recapiti e-mail: customercare@flli-menabo.it – PEC: flli-menabo@pec.it – tel. 0522 1750280 - 0522 942840, Le fornisce, qui di seguito, l’informativa sul trattamento dei dati personali in relazione alla ricezione ed alla gestione delle segnalazioni relative al whistleblowing.

Si informa l’interessato che la procedura whistleblowing è pubblicata sul sito istituzionale del Titolare: https://www.eu.menabocaraccessories.com/ita/home-ita    al seguente link: https:// eu.menabocaraccessories.com/ita/contacts-ita

L’informativa privacy costituisce parte integrante e sostanziale della “Procedura whistleblowing” adottata dal Titolare.

La società F.lli Menabò srl  quale Titolare del trattamento di dati personali è il soggetto che “determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali” (art. 4, n. 7 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – RGPD o GDPR) in relazione alla “Procedura whistleblowing”.

Con il Decreto Legislativo del 10 marzo 2023, n. 24, l’Italia ha recepito la Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio europeo  in tema di protezione delle persone che segnalano violazioni del Diritto dell’Unione e violazioni delle disposizioni normative nazionali; la disciplina comunitaria, è volta ad armonizzare le singole legislazioni nazionali in tema di whistleblowing, attraverso l’introduzione di un’adeguata tutela dei soggetti che, all’interno di imprese del settore sia pubblico che privato, intendano segnalare illeciti di varia natura, amministrativi, contabili, civili o penali di cui – chiaramente – siano venuti a conoscenza nell’ambito della propria attività lavorativa.

IL D. Lgs. 24/2023 ha ampliato l’ambito di applicazione soggettivo della disciplina in materia di whistleblowing, estendendo la tutela in precedenza prevista per i soli dipendenti,  anche ai collaboratori autonomi, ai liberi professionisti, ai tirocinanti retribuiti e non retribuiti, agli stagisti, ai clienti, ai fornitori, ai partner commerciali, ai distributori, agli agenti, agli azionisti,  agli amministratori,  ai soci, ai soggetti della direzione, ai soggetti degli organismi di vigilanza, e/o di  controllo, agli  ex dipendenti, ex collaboratori, ai soggetti in fase di selezione e a tutti gli altri soggetti indicati specificatamente dal D.Lgs. 24/2023.  

E’ fatto obbligo a chi riceve e gestisce le segnalazioni, di assicurare l’assoluta riservatezza delle persone segnalanti e segnalate, nonché il contenuto delle segnalazioni.  Si precisa che nessuna conseguenza negativa deriva in capo a chi abbia, in buona fede, effettuato una Segnalazione ed è assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante secondo apposite procedure interne, fatti salvi gli obblighi di legge.

  1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO: Il titolare è del trattamento è la Società F.lli Menabò srl (P. IVA 00176860351), in persona del legale rappresentante p.t., con sede legale in Via 8 Marzo, n. 3, Cavriago (RE) – recapiti e-mail: customercare@flli-menabo.it – PEC: flli-menabo@pec.it – tel. 0522 1750280 - 0522 942840
  2. OGGETTO DEL TRATTAMENTO E CANALI DI SEGNALAZIONE: Il titolare tratterà i Suoi dati personali, identificativi e di contatto, nonché tutti gli altri dati che saranno da Lei inseriti volontariamente nella segnalazione ovvero nella documentazione allegata alla stessa. Non è escluso che il Titolare possa, altresì, trattare categorie particolari di dati, di cui all’articolo 9 e 10 del GDPR.

 La segnalazione potrà essere da lei eseguita attraverso le seguenti modalità (scritta o orale):

In forma scritta, attraverso il canale internet dedicato/piattaforma web al link:  https:// eu.menabocaraccessories.com/ita/contacts-ita

  • medianate la compilazione dell’apposito form;
  • in forma orale, mediante segnalazione in formato audio, sempre utilizzando la piattaforma web la quale consente al segnalante di inviare la segnalazione registrando un messaggio vocale.

Il fornitore della piattaforma è designato quale responsabile ex art. 28 GDPR in forza di apposito contratto sottoscritto tra le parti; il Responsabile ex art. 28 GDPR ha l’autorizzazione generale di assumere sub-responsabili per il trattamento dei dati per conto del Cliente, per il quale ne risponderà a pieno.  Il sistema di segnalazione attraverso la piattaforma funziona in questo modo: a) forma scritta con compilazione del form; Lei può inviare la segnalazione tramite una pagina web dedicata, compilando l’apposito form; la segnalazione può essere inoltrata anche in forma anonima qualora  Lei preferisca non rilevare la sua  identità;  la persona deputata ed autorizzata a ricevere la segnalazione (il così detto whistleblowing manager)  riceve una notifica  e a questo punto, esamina la segnalazione ricevuta, riscontrando il segnalante nei termini di legge (7 giorni) e compiendo la relativa istruttoria qualora ritenga fondata la segnalazione ricevuta; b) forma orale mediante invio della segnalazione in formato audio sempre mediante la piattaforma, registrando un messaggio vocale. Si precisa che chi riceve e gestisce la segnalazione inoltrata dal segnalante in forma scritta o orale è un soggetto esterno all’organizzazione del Titolare dotato di autonomia (whistleblowing manager). Il canale internet dedicato garantisce la riservatezza del segnalante, dei soggetti menzionati nella segnalazione e del contenuto della segnalazione. La procedura Whistleblowing, è disegnata in modo da garantire in ogni fase, la tutela da condotte ritorsive o discriminatorie, oltre alla confidenzialità/riservatezza della segnalazione. Si precisa altresì che in casi particolari l’interessato potrà effettuare la segnalazione ricorrendo al canale esterno Anac, ovvero potrà ricorrere alla divulgazione pubblica o alla denuncia all’Autorità giudiziaria.

  1. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO: Il Titolare tratterà i dati personali da Lei comunicati unicamente per le seguenti finalità:
  • presa in carico della segnalazione da parte dei destinatari (whistleblowing manager);
  • invio di eventuali richieste e/o ricezione di riscontro alle richieste inviate dal segnalante e dai destinatari della segnalazione;
  • gestione istruttoria: esecuzione di verifiche sulla fondatezza della segnalazione;
  • riscontro sull’esito della segnalazione, - prevenzione e repressione di atti illeciti, anche in via disciplinare.

La base giuridica dei trattamenti suindicati è rinvenibile nell’adempimento dell’obbligo legale previsto dal D. Lgs. n. 24/2023 nonché nell’interesse legittimo del Titolare a prevenire e reprimere atti illeciti e se del caso a tutelare i diritti e gli interessi legittimi del Titolare e/o di terzi, anche in sede giudiziaria (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR). La base giuridica è, altresì, rinvenibile, per ciò che riguarda il trattamento di categorie particolari di dati, nell’articolo 9, par. 2, lett. b del GDPR, in quanto il trattamento è necessario per assolvere agli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nonché nell’articolo 9, par. 2 lett. g del GDPR,  in quanto il trattamento è necessario per motivi di interesse pubblico rilevante.

  1. TEMPI DI CONSERVAZIONE: I Suoi dati personali saranno conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per un periodo di tempo non superiore a 5 anni dal termine di chiusura dell’istruttoria relativa alla segnalazione. In ogni caso, viene assicurata l’adozione di ogni misura tecnica e organizzativa adeguata a garantire la sicurezza dei dati personali ai sensi del GDPR. Successivamente alla decorrenza del termine dei cinque anni, qualora dovesse ricorrere la necessità di conservazione dei dati per la tutela giurisdizionale o stragiudiziale, e/o per eventuali procedimenti disciplinari, penali, civili ecc.., i dati potranno essere conservati, anche oltre il limite dei 5 anni dalla data della chiusura della segnalazione.
  2. MODALITÀ E LOGICA DEL TRATTAMENTO:

I Suoi dati personali verranno trattati ai sensi dell’art. 5 del GDPR e nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza. I trattamenti dei Suoi dati personali sono effettuati sia su supporto cartaceo che attraverso strumenti informatici, nonché oralmente, utilizzando procedure, strumenti e logiche tali da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati. Il sistema di gestione delle segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza del contenuto della segnalazione (incluse le informazioni su eventuali segnalati e/o soggetti terzi indicati dal segnalante) e dell'identità del Segnalante, anche tramite l'uso di comunicazioni crittografate. Non ci sarà riservatezza del contenuto della segnalazione e dell’identità del segnalante nei seguenti casi: -se la Segnalazione risulti infondata ed effettuata al solo scopo di nuocere al segnalato o per grave imprudenza, negligenza o imperizia del Segnalante; -se l’anonimato non è opponibile per legge (es. indagini penali, ispezioni di organi di controllo, etc.);- se nella Segnalazione vengano rivelati fatti tali che, seppur estranei alla sfera aziendale, rendano dovuta la Segnalazione all’Autorità Giudiziaria (ad es. reati di terrorismo, spionaggio, attentati, etc.).

  1. SEGRETEZZA DELL’IDENTITA’ DEL SEGNALANTE: la procedura whistleblowing adottata da F.lli Menabò srl, è strutturata in modo da non rivelare l’identità del segnalante. Qualora fosse necessario, nei casi tassativamente previsti dalla legge (art. 12 commi 2° e 5° del D.Lgs. 24/2023), rivelare l’identità del segnalante ovvero qualsiasi altra informazione da cui potrebbe evincersi direttamente o indirettamente l’identità del segnalante, il gestore della segnalazione richiederà al segnalante e solo in quel momento, se lo stesso intende manifestare il proprio consenso a rivelare la propria identità (ad es. tale necessità potrebbe sorgere per garantire il diritto di difesa del soggetto segnalato destinatario del procedimento disciplinare). Sarà il gestore della segnalazione a richiedere al segnalante il suo espresso consenso mediante apposita richiesta.
  2. DESTINATARI DEI DATI: I Suoi dati saranno resi accessibili al fornitore della piattaforma responsabile ex art. 28 GDPR, agli eventuali sub-responsabili dello stesso, ai soggetti autorizzati ex art. 29 GDPR che operano sotto l’autorità del responsabile e dell’eventuale sub-responsabile, nonché ai soggetti autorizzati ex art. 29 GDPR che operano sotto l’autorità del Titolare,  sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità di trattamento dei dati,  nonché al soggetto/i esterni che ricevono e gestiscono le segnalazioni dotati di autonomia rispetto all’organizzazione del Titolare.  Un elenco completo dei Responsabili esterni e dei soggetti incaricati ed autorizzati al trattamento dei dati è costantemente aggiornato e disponibile presso la sede di F.lli Menabò srl.  I Suoi dati personali potranno essere altresì comunicati a soggetti pubblici, per l’adempimento di obblighi di legge o per soddisfare richieste dell’autorità giudiziaria o di pubblica sicurezza.
  3. TRASFERIMENTO DEI DATI: Il Titolare del trattamento non trasferisce i dati personali al di fuori dello spazio UE. I server sono ubicati nello spazio UE. Tuttavia il Titolare si riserva la possibilità di utilizzare servizi in cloud, nel qual caso i fornitori dei servizi saranno selezionati tra coloro che forniscono garanzie adeguate così come previsto dall’art. 46 GDPR.
  4. DIRITTI DELL’INTERESSATO: In relazione alle finalità di trattamento e in qualità di Interessato, Lei potrà esercitare i seguenti diritti:
  5. Diritto di accesso ai dati personali (art. 15 GDPR): ottenere la conferma dell'esistenza o meno di trattamenti di dati personali che La riguardano, nonché di ottenere una copia dei suddetti dati;
  6. Diritto di rettifica (art. 16 GDPR): ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano e l’integrazione dei dati personali incompleti o la cancellazione;
  7. Diritto alla cancellazione (art. 17 GDPR): ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione, senza ingiustificato ritardo, dei dati che La riguardano, nei casi previsti dal GDPR;
  8. Diritto di limitazione del trattamento (art. 18 GDPR): ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento, nei casi previsti dal GDPR;
  9. Diritto alla portabilità (art. 20 GDPR): ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che La riguardano forniti dal Titolare e di ottenere che gli stessi siano trasmessi ad altro titolare senza impedimenti, nei casi previsti dal GDPR;
  10. Diritto di opposizione (art. 21 GDPR): opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che La riguardano, per motivi connessi alla Sua situazione particolare;
  11. Diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo (art. 77 GDPR): proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Si precisa che le richieste formulate da ogni Interessato potranno essere oggetto di diniego nei casi previsti dalla normativa vigente. In ogni caso, il Titolare del trattamento fornirà un riscontro all’Interessato, eventualmente dando evidenza delle ragioni del diniego. Un caso che giustifica il diniego è quello in cui l’esercizio di tali diritti possa procurare un pregiudizio effettivo e concreto per lo svolgimento delle investigazioni difensive connesse alla gestione delle segnalazioni o per l’esercizio del diritto in sede giudiziaria da parte del titolare e/o di terzi limitatamente a tale periodo di tempo.

  1. MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI E COMUNICAZIONI:

 L’interessato potrà esercitare i suoi diritti conformemente a quanto previsto dall’art. 12 del Regolamento UE 2016/679, inviando una: - raccomandata a/r a: F.lli Menabò srl,   con sede legale in Via 8 Marzo, n. 3, Cavriago (RE),  oppure una e-mail al seguente indirizzo:  customercare@flli-menabo.it oppure una pec al seguente indirizzo: flli-menabo@pec.it

L’interessato avrà inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante ai sensi dell’art. 13 parag. 2 lett. d) del suddetto regolamento nonchè ai sensi dell’art 77 del regolamento.

I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento ovvero con reclamo ai sensi dell'articolo 77 del Regolamento, qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto agli interessi elencati nell’art. 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 s.m.i..